Yönetimin veda mektubu

2021 yılın raporunda belirtiğimiz gibi Yönetimin tüm üyeleri istifa ediyoruz. 322 ada Genel kurul toplantısında ise yeni Yönetim seçilecektir. İstifamızın ana sebebi, tüm ev sahiplerinin iyiliği için yeni fikirleri ve yeni yöntemleri ile çalışma hevesli olan yeni insanların, yeni kanın gelmesi gerektir.

Bu yıllarda iş birliği içerisinde çalıştığım insanlara çok teşekkür ediyorum.

Öncellikle F.Kerim AYDOĞAN’a sonsuz teşekkürlerimi iletiyorum. Ev sahiplerinin, daha az aidat ödemek çaba göstermelerinin yan sırada Yönetim şirketinin, verdiği hizmetlerden para kazanmak değilse en azından zarar görmemek için çabaları ortadadır. Bazen zor konuları konuştuk, ciddi problemleri çözdük ve Kerim bey, tüm ev sahiplerine maksimum konfor getirecek ve Goldcity’e birlik ile aile atmosferi yaratan her şeye sıcak baktı.   

H.Servet Ünlü’nin yapmış olduğu işleri de önemlidir. Kendisi, bu yıllarda gerginlik ile güvensizliğin ortadan kaldırmasına odaklanmıştır. İlk baştan tüm işlerin ve bilgilerin şeffaf ve ev sahiplerinin ulaşılabileceği olmalarını anlaştık. 2017 yılından tüm raporlar web sayfasında mevcuttur. Tüm raporların gösterilmek zorunluğun yanında Yönetim tarafından hizmetleri vermek amacıyla görevlendiren şirket, kendi masraflarını göstermek zorunluğu kanunda yoktur. Buna rağmen finansal evrakları görmek isteyen ev sahipleri talep ettikleri zaman evrakları görebildiler. Yönetimde Servet bey gibi eğitimli, bilgili ve düşünen bir insanın olması büyük bir avantajdır. Kendisi, sıkıntılı durumlarda bile karşı tarafının fikirlerini dinleyip kabul edebiliyordu ve kararı aldığında o fikirleri dikkate alıyordu. Servet bey’in sayesinde karşı tarafa ve onun fikirlere saygı çerçevesindeki iletişim yeniden kuruldu ve böylece iş ortamlarda kaçınılmaz olan çatışmalar olduğu zaman bile güvensizlik, yalan ve bilgi saklanma olmadan durumlar artık halledilmektedir.    

2019 yılında Raheleh Asadı ekibimize katıldı. Durumları halletmek ve problemleri çözmek üzere hedeflere odaklı olduğu için Raheleh hn’a çok teşekkür ediyoruz. Raheleh hn’ın -3 spa tadilatında büyük bir payı vardır. O kontrolü eline almadan önce katın durumu üzüntü vericiydi. Tadilat yapılmıştır ama iyi yapılmamıştır. Şimdi ise Raheleh hn’ın kontrolü ile -3 kattaki spa tadilatı hemen hemen bitti. Bu katı sadece ev sahiplerin kullanabildiğini hatırlatmak istiyorum.

Sıradaki Yönetimde olacak insanlar için bilgilendirme.

Hepimiz, rekabetin ilerleme gücünün olduğunu anlıyoruz. Daha önce biz yönetim şirketinin tamamen değişmesini veya birkaç hizmet dışarıdan aldığımızı düşünmüştük. Bu görevi ben üsteleyip birkaç hizmet şirketiyle görüştüm. İlk önce çok ilgi gösterdikten az zaman geçtikten sonra o şirketler sırayla kayboluyordu. Öncellikle, burası gibi büyük bir tesisi yapan insanla rekabete girmek isteyen fazla yoktur. Bunun yanında geçmiş yıllarla kıyaslarsak son zamanda baya azalmış olan aidattan gelir etmek mümkün olmamakla beraber bazen zarar bile söz konusudur. Sonuç olarak var olan yönetim şirketinin yerine çalışacak olan bu bölgede farklı bir şirket bulamadım. Ayrıca daha az para ile daha fazla hizmet vermek isteyen şirket te zaten hiç yoktur.

Sonra yepyeni bir hizmet şirketi kurulabilir dendi. Fakat herkes, Aydoğan AŞ.’ nın ev sahiplerine verilen hizmetlerden fazla para kazanmadığını anlamalıdır (aslında hiç para kazanılır mı? o da bir sorudur çünkü hizmetlerin masrafları, ödeme olarak gelen paradan daha fazladır. Ayrıca birçok ev sahibi, ödemelerini geç yapıyor bazılar da hiç ödeme yapmıyordur). Birkaç sefer hizmet şirketi, 322 adaya hizmet veren birçok personelin 322 adanın bünyesine alınmasını önerdi (bütçemize göre yaklaşık 30 kişidir). Böylece KDV ödemeden personel masraflarını azaltıp aidatın da düşürülmesi mümkündür. Fikir çok iyiydi ama bunu yaptıktan sonra personel, Yönetimle kontrat imzalayıp çalışacaktır ve böylelikle hem yönetim (ve tüm ev sahipleri) tazminatlardan, sigortalardan vs. sorumlu olacaklardır. Yeni şirket kurup personeli onun bünyesine alınması konusunu araştırmak için de iş kanunu bilen hukuk danışmanı gerekiyordu. Aslında bu bir ihtimaldir ve yeni yönetim bunu seçenek olarak düşünebilir.

Yönetim şirketi işletmek te kolay bir şey değildir. Bu bölgede kalifiye ve bilgili elemanı bulup az maaş ile çalıştırmak zordur. Bunun için de iş standartları ve görev açıklamalar yapılmıştır. Bu bilgiler net ve basit bir şekilde yazıldığına rağmen bazı personel onları da anlamıyor. Elbette, anlamayanların yerine başka bir personel alınabilir ama bu yeni biri eskisinden daha iyi olacağının garantisi yoktur.

Ayrıca ceza-ödül sisteminin de uygulanmasını konuştuk. İşe alınacak olan personelin düşük profesyonellik seviyesi ve bundan dolayı ileri zamanda ödüllerden daha fazla ceza olacağını düşünerek yönetim şirketi bu sistemin uygulanmasının ve hizmet sözleşmesine ilave edilmesinin mümkün olmadığını kanıtladı. Gelecekte bu konu bence tekrar konuşulmalı ve personelin çalışma şekillerini kontrol amacıyla parasal değil ama farklı bir bonus ve cezalı not sisteminin uygulanması yapılmalıdır. Eğer personel site yönetiminin bünyesine alınırsa böyle bir sisteme geçmek daha kolay olabilir.

Elektrik hesaplanma konusu;

322 adanın elektrik tesisat şemasına bizzat kendim bakıp tüm ortak alanlara ayrı elektrik sayaçların takılmasının çok zor olacağını sonuçlandırabilirim. Elimizdeki olan elektrik tüketim tablosu dışarıdan bir firma tarafından yapılmıştır. Bir toplu faturadan ilk önce adalar ayrılıştırıldıktan sonra kalan miktarı otel tarafından ödenmektedir.

Elbette tüm hesaplamalar ortalamadır. Tüketim tablosu tekrar yapılabilir ama bunun için mühendis veya şirket gerekli ki ellerinde indüksiyonlu (ölçümler sırasında kablolara zarar vermemek için) akım ölçüm cihazları olacaktır.

Ayrıca sezona göre tüketim değişiklik gösterdiği için tüketimin yılda birkaç sefer ölçüm alınmalıdır. Böylelikle bu işin mantıklı olup olmadığını sorduk. Bunu anlamalıyız ki yönetim şirketi uzun bir süre zararına çalışamayacaktır. Elbette başka kalemleri kesebiliriz ama aynı zamanda -2,-3 katlar için masraf kalemleri bütçede hiç yoktur. Bir yerden kalemleri sıfıra kadar keserken başka bir yerden masraf arttırmak gerekir ki sıfırı kapatabilmek için. Ben tecrübeli bir yöneticiyim ve bunu anlıyorum ama belki bunu göremeyenler de vardır. 

Biliyoruz ki ne varsa düzgün bir şekilde hesaplayıp bütçede her kalemi net bir şekilde göstermek en iyidir. Fakat bu sadece sözde olabilir. Gerçekte her zaman planlanmayan masraflar muhakkak olacaktır. Bunun örneği, COVİD-19’dan dolayı TC Sağlık Bakanlığı tarafından uygulanan tedbirler ve şartlardır.

Yönetim şirketiyle imzalanan hizmet sözleşmesi;

Sözleşmenin içeriği çok basittir. Yönetim şirketinin tarafından sunulan hizmet listesi bellidir. Şirket, verilen hizmetlerin masraflarına göre değil kabul edilmiş bütçeye göre ödeme yapılmaktadır. Her 3 ayda bir şirket, bütçe rakamları ile gerçekleşen rakamlarını gösteren rapor vermektedir. Bu bilgi, gelecek senedeki bütçe yapılışı için önemlidir. Şirket, aidat ödemelerinin toplamından sorumludur. Öbür türlü geç ödeme yapıldığında sadece ödemeyi bizzat geç yapan ev sahibi değil tüm ev sahipleri ceza çekecekti. Daha doğrusu, ödeme yapmayanların boşluğunu ödeme yapan ev sahipleri kapatmak zorunda kalırlardı. Öbür taraftan sözleşmeye göre  Yönetimin hesabına gelen neredeyse tüm paralar direk şirkete transfer edilmektedir. Bu nedenle Yönetimin parasal işleri kontrol edilebilir ama çok ta sonuç yoktur. Var olan sözleşmeye göre hizmet şirketine gönderilen transferler dışında yönetimin banka hesabıyla işi yoktur. Sözleşmedeki hizmet bedeli bütçe ile aynı olduğu için ve aslında toplam aidat ödemeleri %100 olmadığı için yönetim hesabında para fazla durmamaktadır. Bu sistem sabit, şeffaf ve yolsuzluğa yer açmaz. Ev sahiplerin aidat ödeme şekli önemli değildir çünkü nasıl olsa tüm paralar sonuçta şirkete ödenmektedir. Önemli olan ev sahiplerin aidatlarını zamanında ve tam rakamda ödemeleridir.  

Var olan sözleşme değiştirilebilir mi? Evet, ve aslında hizmet şirketi, aidat toplama sorumlulukla ilgili maddeyi değiştirip sorumluğunu Yönetimin almasını istemektedir. Bunu yaptıktan sonra Yönetim, geçici finansmanı organize etmek zorunda kalacaktır (kısa vadeli banka kredisi) çünkü bazı ev sahipleri ödemelerini geç yapar ama hizmetlerin verilmesi için sürekli bir para akışı olması gerek. Bunun olmaması için de kenarda birikmiş para gerekir. Başka herhangi bir şirket var olan şartları kabul etmeyip ve net ödeme tarihleri belirten hizmet sözleşmesini talep edecektir.

Ortak alanların kullanımı;

Ben, ev sahiplerinin tüm ortak alanlarının kullanım haklarını savunmak için Yönetime girdim. Avukatlarda birlikte ortak alanlarının mülkiyeti belirten evraklarına baktıktan sonra anladım ki eğer otelin sahibi değişirse ev sahiplerinin ortak alanların kullanma hakları ihlal edilebilir. Yönetimdeyken bazen başarılı bazen değil ama sürekli sözleşme üzerinde çalıştım. Göverim gerçekleşti. Tarafların kabul edilmiş ve imzalanmış sözleşmenin en son halini ev sahiplerinin onaylanmaları için sunmaktan mutluyum.

Güvenlik.

Yönetim, tesisteki güvenliğini oldukça önemsedi çünkü geçmişte hem tesis içinde hem de sahilde birkaç hırsızlık olmuştu. Bunlar gibi olayların önlenmesi ve olay olduğunda polisin daha verimli çalışmaları için ev sahiplerine, kamera projesi sunulmuştur. Bu proje onaylandı ve güvenlik açısından yerleri belirtmemekle birlikte 250den fazla kamera takılmış ve tesiste tamamen 500 kamera aynı zamanda aktif olup kayıt yapmaktadır. Olay olduğunda polis, kamera kayıtlarına ulaşıp hırsızı hemen bulabilir. Böyle durumlar oldu aslında ve hırsızlar, kamera kayıtların sayelerinde tutuklandı. Kamera kayıtları, ev sahiplerin kötülüğüne kesinlikle kullanılamaz ve kayıtlara erişim sınırlıdır.    

Yangın önlemleri;

Bir ara biz yangın tatbikatını organize ediyorduk. Yangın alarmın çalacağımıza ve her şey sanki gerçek bir yangın olacak şeklinde bir deneme yapacağımıza anlaştık. Fakat planlanan tarihten bir gün önce gerçek bir yangınla karşılandı.

O gün gece müdürünün mükemmel bir şekilde insanların tahliyesini organize etmesini övmek istiyorum. Yangın takip sisteminin sayesinde yangın yeni biranda bulundu ve itfaiye anında çağırıldı. Birkaç dakikada itfaiye ekibi geldi ve ardından da ambulans geldi. Yaralı veya ölü yoktu.

Fakat yangın alarm sisteminin iyi çalışmadığını gördük. Sinyal sesi zayıftı ve o sesin, yangını belirtiğini kimse anlamamış. Yönetim, yangın alarm sistemin değişmesine karar verdi ve bu işlem, ek bütçede yer almaktadır. Ayrıca katlardaki koridor halıların yanmaz olanlara değişmesini de öneririz. Şuandaki halılar ise yangın olduğunda yanıp toksik gaz oluşturur.     

Aidatların oldukça düştüğü için sıradaki Yönetimin, daha çok hizmet iyileştirilmesine odaklanmaları önermek isterim. Aidatlar neredeyse 2 kat düştü ve şimdi tesisimizin gurur verici muazzam alanlarının ve mekânlarının gerçekten sadece masrafları içerir). Ayrıca Yönetim, dairelerinin değerleri arttırmak, tesisin daha güzel olmak ve hem yaşayanların hem de tatil için gelenlerin mutluluğu için yapılması gereken tadilat ve tamiratlara da bakmalılardır.